Wie kann ich mehrere Aufgaben mit Massenbearbeitung bearbeiten?

Massenbearbeitung ist eine neue Funktion in ecratum, um Ihnen die Möglichkeit zu geben viele Produkt-Dokumentenaufgaben oder Dokumenten-Aufgaben gleichzeitig zu aktualisieren. Statt Aufgaben einzeln nacheinander zu bearbeiten, können Sie damit Aktionen für Produkt-Dokumentenaufgaben oder Dokumenten-Aufgaben als Massenaktion ausführen.

Die Verwendung von Massenbearbeitung erleichtert Ihnen das Durchführen von Aktionen für Produkt-Dokumentenaufgaben und Dokumenten-Aufgaben. Um Massenbearbeitung für Produkt-Dokumentenaufgaben verwenden zu können, müssen Sie das Produkt PDoc Collect Basic verwenden. Wenn Sie Massenbearbeitung für Ihre Lieferantendokumente verwenden möchten, müssen Sie einen Custom Plan haben, der das Modul Lieferantendokumentation enthält. Außerdem müssen Sie die erforderlichen Benutzerberechtigungen besitzen, um auf die genannten Module zuzugreifen.

Wenn die oben erwähnten Anforderungen erfüllt sind, können Sie Massenbearbeitung verwenden. Die Aktionen, die Ihnen dafür zur Auswahl stehen, sind im folgenden Aufgelistet:

• Aufgaben archivieren: Wenn Sie eine Aufgabe nicht mehr als aktive Aufgabe behalten möchten, können Sie diese archivieren. Mit Massenbearbeitung können Sie mehrere Aufgaben in beliebigen Status gleichzeitig archivieren. Erfahren Sie mehr über den Status von Aufgaben in ecratum: Die Produktdokumentation verwalten
  
• Akzeptieren: Wenn die vom Lieferanten hochgeladene Datei zur gestellten Aufgabe passt, können Sie diese akzeptieren und damit abschließen. Sie können nicht nur hochgeladene Dateien akzeptieren, sondern auch die Angabe "Ich besitze dieses Dokument nicht". Mit Massenbearbeitung können Sie mehrere Aufgaben annehmen, die sich im Status prüfen oder nicht geliefert befinden.
  

• Ablehnen: Wenn die vom Lieferanten hochgeladene Datei nicht zur Ihrer Anforderung passt, können Sie die Datei ablehnen und die Aufgabe zurück an den Lieferanten geben. Mit der Funktion Massenbearbeitung können Sie mehrere Dokumente gleichzeitig ablehnen, so dass Sie nicht für jede Aufgabe separat einen Kommentar zur Begründung der Ablehnung eingeben müssen. Bei Ablehnung einer einzelnen Datei wäre dies erforderlich.

• Aufgabe erneuern: Wenn Sie möchten, dass Ihrem Lieferanten akzeptierte Dokumente erneut zur Revalidierung vorgelegt werden, können Sie mit Massenbearbeitung mehrere Aufgaben im Status akzeptiert auswählen und diese erneuern. Die Empfänger der Aufgaben müssen dann die zuvor hochgeladenen Dokumente überprüfen und können diese gegebenenfalls ersetzen.

• Dokument erneuern: Wenn Sie das hochgeladene Dokument einer Produkt- oder Dokumentenaufgabe akzeptiert haben, und jetzt möchten dass das Dokument ersetzt wird, wählen Sie Dokument erneuern. Das zuvor akzeptierte Dokument läuft ab und wird ins Archiv verschoben. Gleichzeitig wird Ihr Lieferant aufgefordert eine neue Datei hochzuladen. Anstatt diese Aktion für jede Aufgabe einzeln auszuführen, können Sie mit Massenbearbeitung mehrere Aufgaben auswählen, bei denen die jeweiligen Lieferanten die für diese Aufgaben bereitgestellten Dokumente erneuern sollen.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Verwendung von Massenbearbeitung bei Produkt-Dokumentenaufgaben:

• Um mit Massenbearbeitung zu beginnen, rufen Sie die Statusseite der Produktdokumentation auf, wo Sie alle Produkt-Dokumentenaufgaben zusammen mit Ihrem jeweiligen Status sehen können. Klicken Sie in der seitlichen Navigation auf Produktdokumentation unter dem Menüpunkt PDoc Collect, um auf die Statusseite zu gelangen. Jede Produkt-Dokumentenaufgabe auf dieser Seite verfügt über ein Kontrollkästchen, mit dem Sie jene Aufgaben auswählen können, die Sie markieren möchten um Massenbearbeitung anzuwenden.

• Sie können eine oder mehrere Aufgaben auswählen, indem Sie die Kontrollkästchen in der jeweiligen Zeile markieren. Wenn Sie alle auf der Seite angezeigten Aufgaben auswählen möchten, können Sie das Kontrollkästchen oben in der Liste auswählen und anschließend mit der Auswahl der gewünschten Aktion fortfahren.
• Nachdem Sie eines oder mehrere Kontrollkästchen markiert haben, wird Ihnen eine Schaltfläche mit der Beschriftung Massenbearbeitung angezeigt. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird Ihnen eine Liste mit Aktionen angezeigt, die Sie für die ausgewählten Aufgaben ausführen können.

• Um die Aufgaben anzuzeigen, für die Sie eine Aktion ausführen möchten, können Sie die Filter verwenden. Um bestimmte Aufgaben zu filtern, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter Ein-/ausblenden und geben Sie die gewünschten Merkmale ein. Wenn Sie beispielsweise Aufgaben akzeptieren möchten, die derzeit den Status prüfen haben, filtern Sie im Feld Status nach prüfen.
• Wählen Sie anschießend mit den Kontrollkästchen jene Aufgaben aus, die Sie akzeptieren möchten.
• Klicken Sie Massenbearbeitung und wählen Sie Akzeptieren.

• Nachdem Sie auf akzeptieren geklickt haben wird Ihnen die Zahl der betroffenen Aufgaben angezeigt und Sie werden aufgefordert diese Aktion zu bestätigen. Um fortzufahren, klicken Sie auf akzeptieren. Die von Ihnen ausgewählten Aufgaben werden akzeptiert.

• Wenn Sie die Aufgaben anzeigen möchten, die Sie mit der Funktion Massenbearbeitung akzeptiert haben, können Sie auf der Seite Produktdokumentation nach diesen Aufgaben suchen, indem Sie nach dem Status Akzeptiert filtern. Die Aufgaben, die Sie mit Massenbearbeitung annehmen wollten, befinden sich jetzt im Status Akzeptiert.

Auf die selbe Weise wie bei Produkt-Dokumentenaufgaben können Sie die Funktion Massenbearbeitung für Ihre Lieferantendokumentation anwenden. Dafür muss Ihre Firma einen Custom Plan haben, der die Lieferantendokumentation enthält, und Sie müssen die Benutzerberechtigungen haben auf dieses Modul zuzugreifen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um mehrere Dokumentenaufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. 

• Klicken Sie auf Lieferantendokumentation im der seitlichen Navigation. Hier sehen Sie die Liste der erstellen Dokumentenaufgaben.

• Sie können die Kontrollkästchen der Dokumentenaufgaben auswählen, die Sie mit Massenbearbeitung bearbeiten möchten. Wählen Sie anschließend unter der Schaltfläche Massenbearbeitung die Aktion aus, die Sie auf die ausgewählten Aufgaben anwenden möchten.