Upload by Mail als Kunde nutzen

Damit Sie Upload by Mail als Kunde in ecratum nutzen können, folgen Sie diesen Schritten:

• Nachdem Ihnen die Funktion freigeschaltet wurde werden Sie einen Eintrag in der seitlichen Navigation finden mit dem Namen Upload by Mail. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie zur Funktion.

• Sie befinden sich nun auf der Seite für Upload by Mail, wo Sie alle Dateien sehen können, die gesendet wurden. Um die Funktion aktiv nutzen zu können, müssen Sie die E-Mailadresse Ihres Firmenkontos den gewünschten Lieferanten mitteilen. Diese Lieferanten können dann Dokumente an diese E-Mailadresse schicken, und die Dokumente werden in ecratum auf der Seite Upload by Mail gespeichert.
• Um die E-Mailadresse anzuzeigen, an die die Dokumente geschickt werden können, klicken Sie auf die Schaltfläche Wie es funktioniert oder auf die Schaltfläche E-Mail teilen. Beachten Sie, dass Wie es funktioniert nicht angezeigt wird, wenn bereits Dateien eingetroffen sind. E-Mail teilen steht Ihnen jederzeit zur Verfügung.

• Nachdem Sie auf Wie es funktioniert oder E-Mail teilen geklickt haben, wird Ihnen in einem Fenster die E-Mailadresse angezeigt, die mit der Funktion Upload by Mail verknüpft ist. Hier sind einige Punkte, die Sie bei der Verwendung der Funktion beachten müssen:
  • Sie müssen diese E-Mailadresse über Ihren bevorzugten Kommunikationskanal mit Ihren Lieferanten teilen. Klicken Sie dafür auf die Schalfläche In Zwischenablage kopieren und geben Sie sie an Ihre Lieferanten weiter, indem Sie sie in Ihren bevorzugten Kommunikationskanal einfügen.
  • Wenn Sie die E-Mailadresse Ihrem Lieferanten mitgeteilt haben, muss dieser noch seine Dokumente im PDF-Format als E-Mail dorthin senden.
  • Der Text in der E-Mail wird verworfen, darin enthaltene Informationen gehen verloren. Es werden nur die Anhänge im PDF-Format, die E-Mailadresse des Absenders und das Datum berücksichtigt.

• Jedes Mal, wenn Ihr Lieferant eine Datei an die E-Mailadresse für Upload by Mail schickt, erhalten Sie eine Benachrichtigung in ecratum. Wenn Sie auf das Benachrichtigungssymbol in der rechten oberen Ecke (neben Ihrem Firmennamen) klicken, sehen Sie die Benachrichtigung über neue Dateien in Upload by Mail. Wenn Sie auf die Schaltfläche Details klicken, gelangen Sie auf die Seite der Funktion und erhalten die Informationen zur bereitgestellten Datei.

• Sie können sich jetzt die von Ihrem Lieferanten über Upload by Mail gelieferten Dateien anzeigen lassen. Wenn diese Datei mindestens einer ausstehenden Aufgabe entspricht, die Sie an diesen Lieferanten gesendet haben, können Sie die Datei diesen ausstehenden Aufgaben zuweisen. Um die Datei den passenden Aufgaben zuzuweisen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen.

• In der Ansicht zum Zuweisen einer Datei zu offenen Aufgaben können Sie die hochgeladene Datei ansehen, den Absender der Datei und seine Firma sowie die ausstehenden Produkt-Dokumentenaufgaben für diese Firma. Hier können Sie folgende Aktionen ausführen: 
  
  • Markieren Sie das Kontrollkästchen zu jenen Produkt-Dokumentenaufgaben, denen Sie die empfangene Datei zuweisen möchten. Tipp: Wenn Sie das Kontrollkästchen oben markieren, werden alle aufgeführten Aufgaben ausgewählt.
  • Klicken Sie nach dem Markieren einer oder mehrerer Aufgaben auf die Schaltfläche Zuordnen. Ihnen werden nun zwei Optionen angezeigt:
    
    • Sie können die empfangene Datei den ausgewählten Aufgaben zuweisen und gleichzeitig akzeptieren
    • Sie können die empfangene Datei den markierten Aufgaben zuweisen und später überprüfen.
  • Wählen Sie Ihre bevorzugte Aktion aus, die Sie für die markierten Aufgaben ausführen möchten.

• Nachdem Sie eine Datei einer oder mehreren Aufgaben zugeordnet haben, können Sie sehen dass die Datei schon mindestens einer Aufgabe zugeordnet wurde, indem Sie auf den Reiter Zugewiesen in Upload by Mail klicken. Falls es weitere Aufgaben gibt zu dieser Datei, können Sie sie einfach weiteren Aufgaben zuweisen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen und wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte.

• Sie können den Status einer Aufgabe, der Sie mit Upload by Mail eine Datei zugewiesen haben, jederzeit überprüfen. Klicken Sie auf Produktdokumentation unter dem Menüpunkt PDoc Collect in der seitlichen Navigation.
• Filtern Sie in der Produktdokumentation nach der Firma, von der Sie die Datei per Upload by Mail erhalten haben (und bei Bedarf nach weiteren Filteroptionen). 
• Die Aufgabe, der über Upload by Mail eine Datei zugewiesen und direkt akzeptiert wurde, sieht in der Produktdokumentation wie abgebildet aus.

• Während Sie Dateien ausstehenden Produkt-Dokumentenaufgaben zuweisen, können Sie die E-Mailadresse des Absenders einem bestimmten Lieferanten zuordnen. Das heißt, wenn eine Datei von dieser E-Mailadresse empfangen wird, wird die zur Adresse zugeordnete Firma angezeigt und es werden Ihnen die bei dieser Firma ausstehenden Produkt-Dokumentenaufgaben zum Zuweisen aufgelistet.
• Um eine E-Mailadresse, von der eine Datei gesendet wurde, einem Lieferanten zuzuordnen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü. Ihnen werden alle Unternehmen angezeigt, mit denen Sie in ecratum verbunden sind.
• Fahren Sie fort, indem Sie aus der Liste die gewünschte Firma auswählen und markieren Sie die passenden Produkt-Dokumentenaufgaben zur Datei.
• Schließen Sie die Aktion ab, indem Sie auf die Schaltfläche Dokument zuweisen klicken und dann die gewünschte Option auswählen, entweder die markierten Aufgaben direkt anzunehmen oder später zu überprüfen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Ihre Liefernten Upload by Mail nutzen können:

• Wie Sie Ihrem Kunden Dateien liefern, ohne sich in ecratum anzumelden