Mit Produkt-Dokumentenaufgaben in ecratum arbeiten

Wenn Sie eine Anfrage für ein Produktdokument an Ihren Lieferanten in ecratum erstellen, wird eine entsprechende Produkt-Dokumentenaufgabe erstellt. In diesem Beitrag finden Sie Informationen über das Aussenden von Produkt-Dokumentenaufgaben und Aktionen, die Sie anschließend durchführen können:

• Sending product document tasks
• Individual product document tasks
• Product document tasks via automation
• Reacting to your supplier’s response
• Supplier provides the correct document
• Supplier provides the incorrect document
• Supplier does not have the requested document

Produkt-Dokumentenaufgaben senden

Wie bei vielen anderen Funktionen von ecratum können auch Produkt-Dokumentenaufgaben an Ihre Lieferanten auf unterschiedliche Weise erstellt werden:

• Sie können Produkt-Dokumentenaufgaben einzeln an Ihre Lieferanten schicken
• Sie können Produkt-Dokumentenaufgaben an mehrere Lieferanten gleichzeitig versenden durch die Automatisierung

Einzelne Produkt-Dokumentenaufgaben

Damit Sie einzelne Produkt-Dokumentenaufgaben versenden können, müssen folgende Voraussetzungen in ecratum erfüllt sein:

• Sie müssen mindestens ein Produkt in Produkte Einkauf angelegt haben
• Sie müssen mindestens einen Produkt-Dokumenttyp ausgewählt haben
• Sie müssen mindestens einen Lieferanten haben

Sobald diese Bedingungen erfüllt sind, können Sie mit folgenden Schritten fortfahren:

• Bewegen Sie Ihre Maus auf die Schaltfläche Neue Aufgabe hinzufügen und wählen Sie Produkt-Dokumentenaufgabe. 

• Auf der nächsten Seite müssen Sie folgende Auswahl treffen:
• wählen Sie ein Empfänger Unternehmen für die Aufgabe
• wählen Sie ein oder mehrere Produkte aus
• wählen Sie einen oder mehrere Produkt-Dokumenttypen aus
• Once you complete the selection of these attributes, press the Create button and the Wenn Sie fertig mit der Auswahl sind, klicken Sie Erstellen und die entsprechende(n) Produkt-Dokumentenaufgabe(n) wird bzw. werden an den Empfänger geschickt.

Automatisierung für Produkt-Dokumentenaufgaben

Neben dem Erstellen einzelner Produkt-Dokumentenaufgaben können Sie auch die Automatisierungsfunktion nutzen, um Dokumente von mehreren Lieferanten gleichzeitig anzufordern.

Um die Automatisierung zu nutzen, müssen zunächst folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Sie müssen eine Produktgruppe erstellen und Produkte in diese Gruppe hinzufügen.

• Nachdem Sie auf Produktgruppe Hinzufügen geklickt und einen Namen für die neue Produktgruppe eingegeben haben, gelangen Sie auf die nächste Seite. Hier können Sie nun Ihre bereits angelegten Produkte der Gruppe hinzufügen oder neue Produkte anlegen indem Sie Neues Produkt erstellen klicken.

• Um das Hinzufügen von Produkte in die Produktgruppe abzuschließen, klicken Sie Produkte Hinzufügen.

• Verbinden Sie danach jedes Produkt mit den zugehörigen Lieferanten, indem Sie auf die Zahl in der Spalte Lieferanten zum jeweiligen Produkt klicken. Erfahren Sie mehr über Lieferanten auf ecratum: 

Als letzten Schritt zur Einrichtung der Automatisierung müssen Sie noch die Produkt-Dokumenttypen angeben, die angefragt werden sollen. Um das zu tun:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumententyp Hinzufügen.
• Wählen Sie die Produkt-Dokumententypen, die Sie für die Automatisierung nutzen möchten. Lesen Sie mehr: Was bedeuten Dokumenttypen in ecratum?
• Klicken Sie Speichern.

• Um die Automatisierung anzustoßen, klicken Sie Automatisierung Erstellen.

• Um die Automatisierung zu bestätigen, klicken Sie Aufgaben Senden in dem Fenster, das Ihnen die Gesamtzahl der zu erstellenden Produkt-Dokumentenaufgaben anzeigt sowie die Gesamtzahl der Empfänger-Unternehmen dafür. Die Aufgaben werden dann erstellt und an die Lieferanten gesendet.

Auf die Antwort Ihres Lieferanten reagieren

Sobald ein Lieferant eine Produkt-Dokumentenaufgabe in seiner Inbox hat, kann einer von folgenden Fällen eintreten. Für jede ausgesendete Aufgabe können Sie eine Sofortnachricht an Ihren Lieferanten schicken über die jeweilige Aufgabe, oder Sie können einen Kommentar hinterlassen (entweder öffentlich oder intern).

Lesen Sie mehr:

Communication in ecratum

Die Möglichen Fälle bezüglich der Antwort Ihres Lieferanten sind oben aufgeführt:

Lieferant liefert das korrekte Dokument

Nachdem Ihr Lieferant ein Dokument als Antwort auf Ihre Produkt-Dokumentenaufgabe hochgeladen hat, wird die Aufgabe in Ihrer Inbox im Status prüfen erscheinen.

Wenn Sie auf die Aufgabe klicken, gelangen Sie zur Detailansicht der Aufgabe wo Sie das Dokument Ihres Lieferanten prüfen und herunterladen können. Wenn das Dokument korrekt ist, können Sie es akzeptieren indem Sie auf die Schaltfläche Akzeptieren klicken.

In ecratum können Sie nicht nur einfach Dokumente von Ihren Lieferanten anfordern, Sie können auch einfach deren Status überwachen.

Sie können jederzeit nach dem Akzeptieren eines Dokumentes diese Datei wieder heraussuchen und ansehen über den Menüpunkt Produktdokumentation.

Lesen Sie mehr:

How to manage my product documentation

Lieferant lädt ein falsches Dokument hoch

Wenn die Datei, die Ihr Lieferant hochgeladen hat, nicht das gefragte Dokument ist, können Sie es ablehnen. Der Lieferant wird dann erneut aufgefordert, eine neue Datei hochzuladen. Um ein Dokument abzulehnen:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen und schreiben Sie kurz in einem Kommentar, weshalb Sie dieses Dokument ablehnen.
• Klicken Sie Datei Ablehnen, dann liegt die Aufgabe wieder bei Ihrem Lieferanten zur Bearbeitung.

Wenn Ihr Lieferant eine Aufgabe nach Ihrer Ablehnung wieder in seiner Inbox hat, kann er erneut eine Datei hochladen oder abgeben, das Dokument nicht zu besitzen. 

Ihr Lieferant besitzt das angeforderte Dokument nicht

Wenn Ihr Lieferant bemerkt, dass er das angefragt Dokument nicht hat, kann er Ihnen dies mitteilen. Um das zu tun muss er einfach auf Ich Besitze Dieses Dokument Nicht in der Detailansicht der Aufgabe klicken und eine kurze Erklärung eingeben, weshalb er das angefragte Dokument nicht hochlädt.

Sobald Sie eine Aufgabe erhalten, die der Lieferant mit "Ich besitze dieses Dokument nicht" beantwortet hat, können Sie diese Angabe akzeptieren oder das Dokument erneut anfordern.

• Wenn Sie auf Bestätigen klicken, ändert sich der Status der Aufgabe in Akzeptierte NL und das Ende des Lebenszyklus für diese Aufgabe ist erreicht.
• Wenn Sie auf Erneut Anfordern klicken, müssen Sie eine Erklärung hinterlassen weshalb Sie das Dokument nochmals anfragen. Die Aufgabe wird dann wieder Ihrem Lieferanten gestellt und befindet sich im Status Erneut gefordert.