Die Produktdokumentation verwalten

In ecratum können Sie die Produktdokumentation, die Sie von Ihren Lieferanten angefordert haben samt dem jeweiligen Status verwalten und verfolgen.

Wenn Sie eine Produkt-Dokumentenaufgabe über ecratum an Ihren Lieferanten schicken, geht diese durch einen Aufgaben-Lebenszyklus. Erfahren Sie mehr über den Lebenszyklus von Aufgaben: Product tasks in ecratum

Eine Produkt-Dokumentenaufgabe kann auf jedem Schritt des Lebenszyklus überwacht werden. Das heißt, dass Sie jeden Status sehen können, den die Aufgabe in ecratum einnimmt. Dies sind die möglichen Stati der Aufgaben:

Ausstehend: Die Aufgabe wurde an Ihren Lieferanten gesendet und dieser soll nun darauf reagieren.

Prüfen: Das bedeutet, dass Ihr Lieferant eine Datei hochgeladen hat und Sie nun entscheiden sollen, ob Sie diese Datei akzeptieren oder ablehnen.

Akzeptiert: Ihr Lieferant hat eine Datei hochgeladen zu der Aufgabe, die Sie ihm gesendet haben, und Sie (oder ein anderer Benutzer in Ihrem Firmenkonto) haben diese Datei akzeptiert.

Datei abgelehnt: Die Datei, die Ihr Lieferant geliefert hat, wurde von Ihnen (oder einem anderen Benutzer in Ihrem Firmenkonto) abgelehnt. Nun soll der Lieferant auf diese Ablehnung reagieren.

Nicht geliefert: Ihr Lieferant hat angegeben, dass er das angeforderte Dokument nicht besitzt. Sie müssen nun entscheiden, ob Sie dies annehmen oder das Dokument erneut anfordern.

Akzeptierte NL: Der Status zeigt an, dass Sie die Angabe "Ich besitze dieses Dokument nicht" Ihres Lieferanten akzeptiert haben.

Erneut gefordert: Der Status zeigt an, dass Ihr Lieferant auf die Aufgabe mit "Ich besitze dieses Dokument nicht" reagiert hat, Sie das Dokument jedoch nochmals angefordert haben.

Abgelaufen: In diesem Status befinden sich Aufgaben, deren zugehörige Dokumente abgelaufen sind. Wenn ein Produktdokument abläuft ist es noch über das Archiv der Produktdokumentation erreichbar. Erfahren Sie mehr: How to review my expired documents? 

Wiedervorlage: Dies bedeutet, dass das vom Lieferanten hochgeladene Dokument sein Wiedervorlage-Intervall erreicht hat. Der Lieferant muss nun entscheiden, ob er die Gültigkeit des bisherigen Dokuments verlängert oder ob er eine neue Datei hochladen möchte.

Hier erhalten Sie detaillierte Informationen zur Verwaltung Ihrer Produktdokumentation:

• Overview of your product documentation
• Actions to manage your product documentation
• Finding a specific product documentation

Überblick der Produktdokumentation

Wenn Sie auf Produktdokumentation unter dem Menüpunkt PDoc Collect klicken, gelangen Sie zur Übersichtsseite Ihrer Produktdokumentation, die Sie von Ihren Lieferanten eingesammelt haben.

Auf dieser Seite finden Sie alle Produkt-Dokumentenaufgaben, die Sie an Ihre Lieferanten gesendet haben, mit Informationen wie

• Für welches Produkt das Dokument angefordert wurde
• Welcher Dokumenttyp angefordert wurde
• An welche Firma die Anforderung geschickt wurde
• Bis zu welchem Datum das Dokument gültig ist (nur bei bereits akzeptierten Dokumenten)

Aktionen zum Verwalten der Produktdokumentation

Für jede Produkt-Dokumentenaufgabe auf dieser Seite können Aktionen ausgeführt werden, abhängig vom derzeitigen Status der jeweiligen Aufgabe:

Wenn eine Datei zur Aufgabe hochgeladen wurde (unabhängig vom genauen Status der Aufgabe), können Sie eine der folgenden Aktionen wählen:

• Datei herunterladen (Download)
• Datei ansehen
• Aufgabe ansehen
• Produktseite aufrufen

Wenn (noch) keine Datei zur Aufgabe hochgeladen wurden, können Sie:

• die Aufgabe ansehen
• die Produktseite aufrufen

Eine bestimmte Produktdokumentation finden

Wenn Sie eine große Zahl von Produkt-Dokumentenaufgaben an Ihre Lieferanten geschickt haben, kann es mitunter schwierig sein ein konkretes Dokument in dieser Menge zu finden. An dieser Stelle können Sie die Filterfunktion verwenden, die auf der Seite zur Verfügung steht und nach verschiedenen Eigenschaften filtern, z.B. Produktname, Firma, Dokumettyp usw.

Um nicht den Überblick zu verlieren über die eingestellten Filter, auf Filter Speichern klicken, einen Namen eingeben und so die Filter(-Kombination) für spätere Verwendung hinterlegen. Sie finden die gespeicherten Filter bei einem Klick auf Gespeicherter Filter: und können ihn dort auswählen. Es werden Ihnen anschließend die aktuellen Ergebnisse für diesen Filter angezeigt.