Produkt-Dokumentenaufgaben
Mit Produkt-Dokumentenaufgaben erfassen Sie Ihre Produktdokumentation. Eine Aufgabe repräsentiert die Anforderung einer einzelnen Dokumentenart für ein bestimmtes Produkt eines Lieferanten. Eine Produkt-Dokumentenaufgabe kann immer nur
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Jede Dokumentenanforderung wird als einzelne Aufgabe dargestellt um Transparenz über den Status jedes gelieferten Dokuments sicherzustellen. Aufgaben können manuell einzeln erstellt werden oder über die die Automatisierung in ecratum. Aufgaben, für die dasselbe PDF-Dokument geliefert werden soll, können über die Funktion Multiupload von Ihrem Lieferanten gleichzeitig bearbeitet werden. Auf ähnliche Weise können Sie die so gelieferten Dokumente gleichzeitig akzeptieren oder ablehnen.
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Der Lebenszyklus einer Aufgabe
Wenn Sie eine Anforderung für einen Ihrer Lieferanten erstellen, wird eine entsprechende Aufgabe erstellt und erscheint in Ihrer Outbox und gleichzeitig in der Inbox beim Lieferanten. Sobald sich eine Aufgabe in der Inbox des Lieferanten befindet, kann sie unterschiedliche Wege nehmen.
Der Lieferant liefert lädt das korrekte Dokument hoch:
Der Lieferant lädt eine Datei zur Aufgabe hoch. Die Aufgabe verschiebt sich dadurch in die Outbox des Lieferanten und erscheint bei Ihnen in der Inbox unter dem Status "prüfen". Nun sind Sie damit an der Reihe, das Dokument zu prüfen und zu akzeptieren. Danach hat die Aufgabe den Status "akzeptiert".
Der Lieferant lädt ein falsches Dokument hoch:
Wenn Sie ein geliefertes Dokument prüfen und feststellen, dass es nicht korrekt ist, haben Sie die Möglichkeit es abzulehnen. Hinterlassen Sie nun einen Kommentar für Ihren Lieferanten, um im zu helfen das richtige Dokument zu liefern. Die Aufgabe wird anschließend wieder in die Inbox Ihres Lieferanten verschoben unter dem status "abgelehnt" und der Lieferant kann darauf reagieren. Die Aufgabe liegt bei Ihnen wieder in der Outbox.
Der Lieferant hat das angefragte Dokument nicht:
Wenn Ihrem Lieferanten auffällt, dass er das angefragte Dokument nicht hat, kann er Ihnen das mitteilen indem er "Ich besitze dieses Dokument nicht" anklickt. Er muss an dieser Stelle einen Kommentar hinterlassen als Erklärung, weshalb er das Dokument nicht liefert. Die Aufgabe wird danach wieder in Ihrer Inbox erscheinen. Nun liegt es an Ihnen, die Angabe des Lieferanten zu prüfen und das Ende des Zyklus für diese Aufgabe zu akzeptieren oder zurückzuweisen. Wenn Sie das Dokument erneut anfordern, wird die Aufgabe wieder Ihrem Lieferanten vorgelegt. Wenn Sie das Ende des Zyklus akzeptieren, wird die Aufgabe damit abgeschlossen und befindet sich dann im Status "akzeptierte NL".
Sobald eine Aufgabe einen abgeschlossenen Status erreicht, wird sie aus allen In- und Outboxen genommen, bis das Dokument sein Ablaufdatum erreicht oder die Aufgabe erneuert wird. Sie können die Aufgabe noch jederzeit in der Produktdokumentation aufrufen.
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Ablauf / Wiedervorlage / Erneuerung
Merke: Ablauf und Wiedervorlage sind Eigenschaften von Dokumenttyen, die nicht verändert werden können. Wägen Sie sorgfältig ab was für einen Dokumenttyp Sie für Ihre Anfragen verwenden möchten.
Dokumenttypen gehören entweder zur Kategorie Ablaufdatum oder Wiedervorlage (Revalidierung). Diese Kategorien bestimmen, wie eine Aufgabe sich verhält nachdem sie abgeschlossen ist.
Ablaufdatum:
Aufgaben für eine Dokumenttyp mit Ablaufdatum erfordern die manuelle Eingabe des Ablaufdatum, wenn ein Dokument hinzugefügt wird. Nachdem das Dokument abgelaufen ist ändert sich der Status in "abgelaufen". Sie finden abgelaufene Dokumente im Archiv. Außerdem wird automatisch eine neue Aufgabe erstellt für den selben Dokumenttyp und für das selbe Produkt und an Ihren Lieferanten geschickt. Diese Aufgabe verhält sich so, als sei sie manuell erstellt worden.
Wiedervorlage (Revalidierung):
Aufgaben für Dokumenttypen mit Revalidierung laufen nach einer festgelegten Zeitspanne ab, die für den Dokumenttyp hinterlegt ist. In den meisten Fällen sind dies 12 Monate. Nachdem das Dokument den Zeitpunkt für die Wiedervorlage erreicht hat, ändert sich sein Status in "abgelaufen". Es wird automatisch eine neue Aufgabe erstellt für den selben Dokumenttyp und das selbe Produkt und an Ihren Lieferanten geschickt. Ihr Lieferant kann dann einfach die Gültigkeit des Dokuments verlängern, ohne dass Sie noch einmal aktiv werden müssen. Falls der Lieferant ein neues Dokument hochlädt, so wird es Ihnen wieder zur Prüfung vorgelegt.
Aufgabe erneuern:
Sie haben die Möglichkeit, Aufgaben manuell zu erneuern. Dadurch läuft die Aufgabe sofort ab und es wird eine neue Anforderung an Ihren Lieferanten erstellt. Wenn der Dokumenttyp ein Ablaufdatum hat, muss ein neues Dokument hochgeladen werden. Wenn der Dokumenttyp ein Intervall für Wiedervorlage hat, kann der Lieferant die Gültigkeit des bisherigen Dokumentes verlängern.
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Multiupload und Multi Upload-Ordner
Der Multiupload und Multi Upload-Ordner sind Funktionen, die es Ihnen und Ihren Lieferanten ermöglichen mehrere Produktdokumetenaufgaben schnell, komfortabel und einfach auszutauschen, indem eine Datei gleichzeitig an mehrere Aufgaben angehängt wird. Damit Sie diese Funktion nutzen können, muss Ihr Lieferant eingeladen und aktiv sein und der Dokumenttyp muss ein Intervall für Wiedervorlage haben. Der Multiupload wird von Ihrem Lieferanten genutzt, Multi Upload-Ordner stehen Ihnen zur Verfügung, damit sie die zusammen hochgeladenen Dokumente zusammen akzeptieren oder ablehnen können.
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