ecratum ist eine Plattform zur Unterstützung von Business-to-Business-Interaktionen. Darum gibt es in ecratum verschiedene Möglichkeiten mit Ihren Lieferanten zu kommunizieren.
1) Kommunikation über Kommentare
Ein Weg mit Ihren Lieferanten zu kommunizieren besteht darin, Kommentare zu den Aufgaben hinzuzufügen. Jede Aufgabe in ecratum kann mit Kommentaren versehen werden. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Informationen zur jeweiligen Anfrage auszutauschen. Die Kommentare können entweder nur intern sichtbar gemacht werden oder auch für Ihren Geschäftspartner angezeigt werden.
Ein für den Lieferanten sichtbarer Kommentar kann von jeder Person gesehen werden, die Zugriff auf diese Aufgabe hat. Das umfasst die Benutzer in Ihrem Firmenkonto ebenso wie Benutzer im Firmenkonto Ihres Lieferanten mit der Berechtigung die Aufgabe anzusehen.
Ein interner Kommentar kann von Ihrem Geschäftspartner nicht gesehen werden. Er ist nur für Sie sichtbar und für jene Benutzer in Ihrem Firmenkonto, die die Berechtigung zum öffnen der fraglichen Aufgabe haben.
Mit Hilfe von Kommentaren können Sie Fragen zur Aufgabe stellen, zusätzliche Informationen liefern und Sie haben insgesamt eine klare Kommunikation.
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2) Sofortnachrichten im Messenger
Eine andere Möglichkeit in ecratum mit Ihren Geschäftspartnern zu kommunizieren ist der Messenger.
Mit dem Messenger können Sie Sofortnachrichten an Ihren Lieferanten oder an andere Benutzer in Ihrem Unternehmen schicken.
Wenn Sie eine Sofortnachricht an Ihren Geschäftspartner schicken möchten, müssen Sie mit diesem verbunden sein. Das heißt, die Firma muss Ihr Lieferant oder Ihr Kunde sein. Alle Benutzer in Ihrer Firma und alle Benutzer in der Firma Ihres verbundenen Geschäftspartners können als Empfänger ausgewählt werden.
Sie haben verschiedene Optionen, den Messenger zu öffnen. :
- Sie können auf das Messengersymbol oben auf der Seite klicken, neben der Unternehmenssuche in der ecratum App.
- Sie können den verantwortlichen Benutzer bei Ihrem Geschäftspartner direkt aus der Detailsansicht der jeweiligen Aufgabe heraus kontaktieren.
- Sie können das Adressbuch öffnen, dort nach der Firma suchen und den Benutzer auswählen, den Sie kontaktieren möchten.
Sobald Sie eine Sofortnachricht an Ihren Ansprechpartner geschickt haben, wird dieser eine Benachrichtigung in der ecratum App erhalten. Wenn er die Nachricht innerhalb von 60 Minuten nicht liest, wird er außerdem eine Benachrichtigung per Email erhalten. Auf diese Weise wird verhindert, dass Sofortnachrichten übersehen werden.
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3) Adressbuch
In ecratum sind die Kontaktinformationen von Benutzern in Ihrem Firmenkonto und von Ihren Geschäftspartnern im Adressbuch hinterlegt. Im Adressbuch finden Sie alle freigegebenen Kontaktdaten sowie die Möglichkeit, eine Sofortnachricht über den Messenger zu versenden.
Wenn ein neuer Benutzer zu Ihrem Firmenkonto hinzugefügt wird, erhält dieser Benutzer automatisch einen Eintrag im Adressbuch. Auf ähnliche Weise werden Benutzer bei Ihren verbundenen Firmen im Adressbuch automatisch angezeigt.
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- Wie kann ich das Adressbuch verwenden?
- Getting started with company account administration (article coming soon)
4) Erinnerungs-Emails
Sie haben vor einiger Zeit eine Dokumentenanfrage an Ihre Lieferanten gestellt und sind sich nicht sicher, ob die Lieferanten dies noch in Erinnerung haben? Da Lieferanten eine Menge Anfragen nach Produktdokumenten verschiedener Kunden erhalten, könnte eine Anfrage einmal vergessen werden. ecratum hilft ihnen daher durch den Versand von Erinnerungen.
ecratum versendet Erinnerungen per Email über offene Aufgaben, die beim Lieferanten vorliegen. Wenn Ihr Lieferant sich in seinem ecratum-Konto anmeldet, kann er dort die Häufigkeit einstellen wie oft er Erinnerungen erhalten will. Er kann entweder täglich oder wöchentlich an seine offenen Aufgaben erinnert werden, je nachdem welche Einstellung gewählt wird.
Auf der Profilseite des Lieferanten können Sie nachsehen, wem Ihre Anfragen vorliegen und wann die letzte Erinnerung an den Lieferanten versendet wurde.
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5) Ansprechpartner-Aufgaben
Obwohl Sie die Kontaktdaten Ihres Geschäftspartners im Adressbuch nachschlagen können, können Sie unter Umständen nicht jeden Kontakt einer Abteilung zuordnen. An dieser Stelle können Sie die Information über Ansprechpartner-Aufgaben einholen. Im Gegensatz zu den Kontakten im Adressbuch können Sie hier auch Kontaktinformationen von Personen ohne ecratum-Konto abfragen. Wenn Sie beispielsweise für Notfälle oder für die Vollständgikeit der Dokumentation die Kontaktdaten des Leiters der Logistik benötigen, können Sie den Namen, die Telefonnummer und die Emailadresse dieser Person anfordern.
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