Die Aufgaben werden verwendet, um eine Nachricht zwischen Geschäftspartnern zu übermitteln. Sie können Aufgaben von Ihren Kunden in verschiedenen Kategorien wie Dokumentaufgaben, Reklamations-Aufgaben, Frage-Aufgaben usw. erhalten. Weitere Informationen zu verschiedenen Arten von Aufgaben finden Sie in diesem Artikel: Wie kann ich mit Aufgaben arbeiten?
In diesem Artikel finden Sie nützliche Informationen zum Antworten auf Aufgaben in verschiedenen Kategorien:
- Eine erhaltene Aufgabe senden
- Auf eine Produkt-Dokumentenaufgabe antworten
- Auf eine Dokumenten-Aufgabe antworten
- Auf eine Vereinbarungsaufgabe antworten
- Auf eine Audit-Aufgabe antworten
- Auf eine Bewertungsaufgabe antworten
- Auf eine Reklamations-Aufgabe antworten
- Auf eine Fragen-Aufgabe antworten
- Auf eine Service-Aufgabe antworten
- Auf eine Beschwerde-Aufgabe antworten
- Auf eine Ansprechpartner-Aufgabe antworten
- Auf eine Freie-Aufgabe antworten
Eine erhaltene Aufgabe finden
- Alle Aufgaben, die Sie von Ihren Kunden erhalten, werden in Meine Aufgaben gespeichert, der sich in der Seitenleiste befindet.
- Die Teambox zeigt die Liste aller Aufgaben an, die von allen Benutzern Ihres Unternehmens erhalten wurden. Hier können Sie eine Aufgabe auswählen, die ursprünglich einem anderen Benutzer aus Ihrer Firma zugewiesen wurde und diese sich selbst zuweisen.
- Neben dem Posteingang bietet ecratum Ihnen mit dem Dashboard den Ort an, an dem Sie einen Überblick haben, um den Status Ihrer Aufgaben zu verfolgen.
Auf eine Produkt-Dokumentenaufgabe antworten
- Um eine empfangene Produkt-Dokumentaufgabe anzuzeigen, klicken Sie auf Meine Aufgaben und dann auf die bestimmte Aufgabe in der Liste.
- Wenn Sie auf eine Aufgabe aus der Aufgabenliste klicken, gelangen Sie auf die Seite, auf der Sie die Detailansicht der Aufgabe sehen können. Sie können Folgendes anzeigen:
- Den Produktdokumenttyp, der angefordert wird
- Für welches Produkt die Aufgabe gesendet wurde
- Das unternehmen das die Aufgabe gesendet hat
- Das Datum an dem die Aufgabe versendet wurde
Hinterlassen Sie einen Kommentar zur Produkt-Dokumentaufgabe
- Wie bei allen anderen Aufgaben können Sie einen Kommentar zu einer empfangenen Produkt-Dokumentaufgabe hinterlegen, indem Sie auf die Schaltfläche Kommentar hinzufügen klicken. Wenn Sie die Option Öffentlich aus den aufgeführten Optionen auswählen, kann Ihre Antwort diese an den entsprechenden Empfänger senden. Wenn Sie die Option Intern auswählen, ist der von Ihnen geschriebene Kommentar nur für Sie und die Benutzer Ihrer Firma sichtbar, die Zugriff auf diese bestimmte Aufgabe haben.
Dokument für Produkt-Dokumentaufgabe hochladen
- Wenn Sie die Datei haben, die auf die von Ihrem Kunden gesendete Produkt-Dokumentaufgabe antworten soll, können Sie sie hochladen, indem Sie auf die Schaltfläche Dokument hochladen klicken.
| Beachte: Wenn Sie das angeforderte Dokument nicht haben, können Sie auf die Schaltfläche Ich besitze dieses Dokument nicht klicken und eine Erklärung eingeben, die an Ihren Kunden gesendet werden soll. |
- Es wird eine Ansicht zum Hochladen einer Datei angezeigt, wenn auf die Schaltfläche Dokument hochladen geklickt wird. Hier kannst du:
- Eine Datei im PDF-Format hochladen
- Ein Ablaufdatum für die Datei eingeben, wenn der Aufgabentyp des Produktdokuments erforderlich ist.
- Den Upload durch Drücken der Taste Datei hochladen bestätigen.
Nachdem Sie mit einem Datei-Upload auf die Aufgabe Produkt-Dokument geantwortet haben, wird Ihr entsprechender Kunde, der diese Aufgabe an Sie gesendet hat, Ihre Antwort in seinem Posteingang erhalten. Sie können zwei Dinge tun:
- Sie können es akzeptieren und der Zyklus für diese bestimmte Aufgabe endet.
- Sie können es mit einer Erklärung ablehnen.
Wenn Ihre Antwort von Ihrem Kunden abgelehnt wird, erhalten Sie die Aufgabe in Ihrem Posteingang mit dem Status Abgelehnt zurück.
Es gibt zwei Aktionen, die Sie ausführen können, wenn Ihre Antwort zurückgewiesen wird:
- Sie können eine neue Datei hochladen, indem Sie auf die Schaltfläche Dokument hochladen klicken.
- Oder Sie können angeben, dass Sie dieses Dokument nicht besitzen, indem Sie auf die Schaltfläche Ich besitze dieses Dokument klicken und eine Erklärung eingeben, die dann an Ihren Geschäftspartner gesendet wird.
Sobald Sie angegeben haben, dass Sie das angeforderte Dokument nicht besitzen, hat Ihr Kunde die Möglichkeit:
- Entweder bestätigen Sie es und der Zyklus für die Aufgabe endet.
- Oder fordern Sie das Dokument erneut von Ihnen an und Sie erhalten die Aufgabe erneut in Meine Aufgaben.
Auf eine Dokumenten-Aufgabe antworten
Das Beantworten einer Dokumenten-Aufgabe, die von Ihrem Kunden gesendet wird, entspricht genau der Beantwortung einer Produkt-Dokumentaufgabe. Zusammenfassung der Aktionen, die Sie mit einem Dokument ausführen können:
- Klicken Sie auf eine Dokumenten-Aufgabe in Meine Aufgaben
In der Detailansicht für die Dokumenten-Aufgabe können Sie:
- Einen Kommentar zu einer Aufgabe hinterlassen.
- Das angefragte Dokument hochladen wenn es verfügbar ist.
- Angeben, dass Sie das Dokument nicht besitzen.
Auf eine Vereinbarungsaufgabe antworten
Wenn Ihr Kunde Ihnen eine zu bestätigende Vereinbarungsaufgabe sendet, können Sie abhängig von der Vertragsart, die von Ihrem Kunden definiert wird, Folgendes tun:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Vereinbarung akzeptieren, um zu bestätigen, dass Sie sie akzeptieren.
- Oder Sie können eine Datei hochladen, wenn die Art der Vereinbarung das Hochladen einer Datei erfordert.
Sie können auch die Vereinbarung überprüfen, die von Ihrem Kunden gesendet wurde, indem Sie auf das Augensymbol in der Ansicht klicken.
Auf eine Audit-Aufgabe antworten
Wenn Ihr Kunde Ihnen eine Audit-Aufgabe sendet, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Sie können auf die Schaltfläche Erledigt markieren klicken, um den Zyklus für die Aufgabe zu beenden.
- Oder Sie können auf die Schaltfläche Dateien hinzufügen klicken und eine Datei im PDF-Format hochladen, um sie an Ihren Kunden zu senden.
In der Detailansicht einer Prüfungsaufgabe erhalten Sie Informationen zur Aufgabe, z. B. zur Beschreibung, zum verantwortlichen Benutzer für die Aufgabe von Ihrer Geschäftspartnerfirma etc.
Auf eine Bewertungsaufgabe antworten
Sobald Ihr Kunde die Bewertung Ihres Unternehmens vollständig abgeschlossen hat, erhalten Sie die Ergebnisse in einer Bewertungsaufgabe in Ihrem Posteingang. Alles, was Sie tun müssen, um den Zyklus abzuschließen, besteht darin, die Aufgabe zu bestätigen, damit Ihr Kunde weiß, dass Sie sie gesehen haben. Drücken Sie dazu die Schaltfläche Fertig.
Verfolgen Sie den Status aller Ihrer empfangenen Bewertungen
In der Seitenleiste empfangene Bewertungen ermöglichen Ihnen den Zugriff auf eine Seite, auf der Sie den Status all Ihrer empfangenen Bewertungsaufgaben verfolgen können.
Auf dieser Seite sind alle Bewertungsaufgaben aufgeführt, die Sie von allen Ihren Kunden erhalten haben. Sie können den obigen Filter verwenden, um zu den Ergebnissen zu filtern, die Sie interessieren.
Auf eine Reklamations-Aufgabe antworten
Sie können mehrere Aktionen mit einer Reklamation durchführen, die von Ihrem Kunden gesendet wurde:
Hinterlasse einen Kommentar - Klicken Sie auf Kommentar hinzufügen, um einen Kommentar für Ihren Geschäftspartner zu hinterlassen. Wenn Sie die Option Öffentlich auswählen, um einen Kommentar zu hinterlassen, kehrt die Aufgabe in die Inbox und Ihr Geschäftspartner werden benachrichtigt, dass Sie einen Kommentar hinterlassen haben.
Datei hinzufügen - Sie können auch eine Datei an die Aufgabe anhängen, z. B. eine Erklärung zu einer Reklamation, die Sie zur Behebung der Situation unternommen haben.
Gelöst - Sobald Sie der Ansicht sind, dass die Situation gelöst ist, können Sie die Reklamation als Gelöst deklarieren. Ihr Geschäftspartner wird darüber informiert und kann entscheiden, die Reklamation endgültig zu schließen oder sie erneut zu öffnen, wenn sie der Ansicht sind, dass das Problem weiterhin besteht.
Auf eine Fragen-Aufgabe antworten
Wenn Sie Fragen-Aufgaben von Ihren Kunden erhalten, können Sie:
- Die Fragen einzeln beantworten, indem Sie an den Fragen in Ihrem Posteingang arbeiten
- Auf den gesamten Fragebogen zugreifen und Antworten auf alle Fragen auf einer einzigen Seite senden
- Fragen an einen bestimmten Benutzer delegieren
Antworten auf Fragen-Aufgaben senden
Sobald Sie Fragen-Aufgaben gesendet haben, erhalten Sie Fragen, die die Fragebogenaufgaben in Ihrem Posteingang enthalten. In jeder Aufgabe können Sie eine Antwort auf die entsprechende Frage geben.
Senden Sie Ihre Antworten auf einer Seite
Wenn Sie mehrere Antworten gleichzeitig bereitstellen möchten, können Sie den gesamten Fragebogen (alle Fragen) in einer Vorschau anzeigen und die Fragen von dort aus senden. So greifen Sie auf die Seite mit der Fragebogenvorschau zu:
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Erhaltene Fragebögen, um auf die Liste aller Fragebögen zuzugreifen, die Sie erhalten haben
- Klicken Sie neben dem ausgewählten Fragebogen auf Vorschau, um den Fragebogen auf einer Seite anzuzeigen
Auf der Seite mit der Fragebogenvorschau sehen Sie eine vollständige Liste aller Fragen im Fragebogen, die nacheinander angezeigt werden.
Für jede Frage sehen Sie:
- mögliche Antworten, die Sie ausfüllen können
- die Schaltfläche Antwort senden
- Fragestatus (Unbeantwortet, wenn Sie noch keine Antwort gesendet haben)
- eine Übertragen-Funktion (wenn Sie die Frage an einen anderen Benutzer delegieren möchten)
Sehen Sie sich Ihre erhaltenen Fragebögen an
Wenn Ihnen ein Kunde einen Fragebogen zusendet, erhalten Sie alle individuellen Fragen in Form von Fragenaufgaben in Ihrem Posteingang. Sie können jedoch auch die Fragebögen überprüfen, die Sie auf der Statusseite Erhaltene Fragebögen erhalten haben. Dort können Sie:
- Sehen Sie sich eine Liste aller Fragebögen an, die Sie von allen Ihren Kunden erhalten haben (und filtern Sie, wenn Sie möchten)
- Sehen Sie den Status jedes Fragebogens (in Bezug auf die Anzahl der Antworten im Vergleich zur Gesamtzahl)
- Klicken Sie sich bis zur Seite Fragebogenübersicht durch
- Klicken Sie direkt auf die Seite Fragebogenvorschau, wo Sie Ihre Antworten eingeben können
Um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie Sie auf Fragen zu Fragebögen antworten können, lesen Sie diesen Artikel: Wie kann ich als Lieferant auf Fragebogenaufgaben antworten?
Auf eine Support-Aufgabe antworten
Nach dem Abonnieren der Support-Tickets-Funktion können Sie Support-Tickets von Ihren Kunden erhalten, die ihre Anfragen und Rückmeldungen zu Ihren Produkten und Dienstleistungen widerspiegeln.
Sobald Sie den Link Ihres Support-Portals freigegeben haben, können Ihre Kunden Support-Tickets an Sie senden.
Die Ansicht eines Support-Portals, an das Kunden ein Support-Ticket senden können, sehen Sie in der Ansicht unten:
Ein erhaltenes Support-Ticket kann an zwei Stellen eingesehen werden:
- Meine Aufgaben/Teambox
- Support Ticket Status
Wenn Sie auf ein empfangenes Support-Ticket klicken, können Sie detaillierte Informationen darüber auf einer neuen Seite anzeigen.
Es gibt zwei Aktionen, die Sie mit einem Support-Ticket durchführen können:
1.Einen Kommentar zum Ticket hinterlassen
Wenn Sie einen Kommentar zu der Anfrage hinterlassen möchten, die für Ihren Kunden sichtbar ist, können Sie auf die Schaltfläche Kommentar hinzufügen klicken. Wenn Sie die Option Öffentlich aus den angezeigten Optionen auswählen, wird der von Ihnen eingegebene Kommentar an Ihren jeweiligen Kunden gesendet.
2.Ticket als gelöst markieren
Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie keine Antwort auf das Ticket geben müssen, können Sie auf die Schaltfläche Als gelöst markieren drücken und das Ticket wird geschlossen und der entsprechende Zyklus wird beendet.
Lesen Sie diese Artikelserie, um detaillierte Informationen darüber zu erhalten, wie Sie Support-Tickets nutzen können: CSM-Support Tickets
Auf eine Beschwerde-Aufgabe antworten
Sobald Sie die Kundenreklamationen abonniert haben, können Sie Beschwerden Ihrer Kunden über Produkte und Dienstleistungen erhalten, die ihnen angeboten werden.
Nachdem Sie den Link Ihres Beschwerdeportals geteilt haben, können Ihre Kunden Beschwerde-Tickets an Sie senden. Die Ansicht eines Reklamationsportals, an das Kunden ein Reklamationsticket senden können, sehen Sie unten:
Ein erhaltenes Reklamationsticket kann an zwei Hauptstellen eingesehen werden:
- Complaint Ticket Status
- Meine Aufgaben/Teambox
Wenn auf ein erhaltenes Reklamationsticket geklickt wird, können Sie detaillierte Informationen darüber auf einer neuen Seite erhalten.
Es gibt zwei Aktionen, die Sie mit einem Reklamations-Ticket durchführen können:
Einen Kommentar zu einen Ticket hinterlassen
Wenn Sie einen Kommentar zu der Beschwerde abgeben möchten, die für Ihren Kunden sichtbar ist, können Sie auf die Schaltfläche Kommentar hinzufügen klicken. Wenn Sie die Option Öffentlich aus den aufgeführten Optionen auswählen, wird der von Ihnen eingegebene Kommentar für Ihren jeweiligen Kunden sichtbar.
Ticket als gelöst markieren
Wenn Sie keine Antwort auf das Ticket geben müssen, können Sie die Schaltfläche Als aufgelöst markieren klicken und das Ticket wird geschlossen und die Schleife für es beendet.
Weitere Informationen dazu, wie Sie von der Verwendung von Kundenbeschwerden profitieren können, finden Sie in dieser Artikelserie: CSM-Customer Complaints
Auf eine Ansprechpartner-Aufgabe antworten
Wenn Ihr Kunde Sie anfordert, Kontaktinformationen über einen Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen durch Senden einer Ansprechpartner-Aufgabe anzugeben, können Sie einfach darauf antworten.
- Klicken Sie auf die Aufgabe im Posteingang.
- Geben Sie Kontaktinformationen wie Vorname, Nachname, Position usw. ein.
- Drücken Sie die Schaltfläche Kontakt senden.
Wenn Sie eine Anfrage bekommen in der Sie keine direkte Ansprechperson hinterlegen möchten, zum Beispiel bei der 24-Stunden Notfallhotline genügt es ein "-" einzugeben.
Auf eine Freie-Aufgabe antworten
Wenn Ihr Kunde Ihnen eine allgemeine Aufgabe sendet, können Sie schnell darauf reagieren, indem Sie eine Datei hochladen.
- Klicken Sie auf die Aufgabe im Posteingang.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei hinzufügen und laden Sie eine Datei im PDF-Format hoch.
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