Das Fragebogenmodul bietet eine Möglichkeit zur Automatisierung und Nachverfolgung des Lieferantenqualifizierungsprozesses. Mit Hilfe des Fragebogenmoduls können Sie:

  • Fragebögen aus unseren Fragenkatalogen erstellen
  • Senden Sie Fragebögen an alle oder Untergruppen Ihrer Lieferanten
  • Verfolgen Sie den Fortschritt und den Abschluss aller gesendeten Fragebögen
  • Optimieren Sie die Antworten
  • Automatisch bestimmter Antworten an einen Ihrer Benutzer weiterleiten (mit Fragebogen-Workflows)
Beachte:

Um dieses Modul nutzen zu können:
  • Muss Ihr Unternehmen das Abonnement eines Custom Plans halten.
  • Müssen Sie vom Planteilnehmer den Custom Plan hinzugefügt werden
Sobald Sie die oben beschriebenen Kriterien erfüllen, können Sie das Modul verwenden.


In diesem Artikel finden Sie die erforderlichen Informationen zum Arbeiten mit dem Fragebogenmodul.



Einen Fragebogen erstellen

  • Um mit der Erstellung eines Fragebogens zu beginnen, gehen Sie zu Konfiguration in der Seitenleiste und wählen Sie Meine Fragebögen.



  • Klicken Sie dann oben rechts auf die Schaltfläche Fragebogen erstellen.



 3 Schritte um einen Fragebogen zu erstellen.


Schritt 1 - Benennen des Fragebogens

  • Geben Sie einen Namen für den Fragebogen ein und drücken Sie die Taste in der Ansicht, um fortzufahren.




Schritt 2 - Wählen Sie die Fragen, aus die Sie nutzen  möchten

  • Diese werden je nach Art der Frage in mehrere Kataloge eingeteilt. Der erste Katalog enthält allgemeinere Fragen und nachfolgende Kataloge sind spezialisierter.


Beachte:

Fragen sind nicht für die Verwendung in mehreren Fragebögen gedacht, daher sollten Sie sorgfältig auswählen, welche Fragen Sie in einen bestimmten Fragebogen aufnehmen möchten. Sie sind für zukünftige von Ihnen erstellte Fragebögen nicht verfügbar.


Schritt 3 - Benennen Sie Kataloge um und ordnen Sie Fragen neu an

  • In diesem dritten Schritt können Sie den Katalog umbenennen, um Bereiche Ihrer Wahl zu erstellen. Sie können auch die verschiedenen Fragen in jedem Abschnitt neu anordnen.



  • Nachdem Sie unten rechts auf die Schaltfläche Fragebogen erstellen geklickt haben, wird Ihr Fragebogen zum Versenden verfügbar sein.

Fragebogen versenden

Um einen Fragebogen versenden zu können, müssen Sie Fragen-Aufgaben erstellen.

  • Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf Neue Aufgabe hinzufügen und wählen Sie Fragen-Aufgabe aus.



Hier können Sie:

  • Das Unternehmen, das Ihren Fragebogen erhalten wird auswählen (Sie können auch eine Gruppe von Lieferanten auswählen, an die Sie Ihren Fragebogen senden können)
  • Den Fragebogen den Sie senden möchten auswählen



Dies wird den Fragebogen an alle von Ihnen ausgewählten Unternehmen senden. In der Praxis bedeutet dies, dass für jede im Fragebogen enthaltene Frage eine Fragenaufgabe erstellt und an den Posteingang des Empfängers gesendet wird.
Ihre Lieferanten können dann entscheiden, jede Frage einzeln zu bearbeiten, oder sie können den gesamten Fragebogen auf einer Seite anzeigen und ihre Antworten auf einmal bereitstellen.



Nachverfolgen von gesendeten Fragebögen

Anzeigen Ihrer gesendeten Fragebögen

Nachdem Sie einen Fragebogen an Ihren Lieferanten gesendet haben, wird jede einzelne Frage in Form von Fragen an ihren Posteingang gesendet.
Sie können jedoch auch die von Ihnen gesendeten Fragebögen auf der Status-Seite von empfangenen Fragebögen überprüfen, wo Sie Folgendes tun können:

  • Sehen Sie sich eine Liste aller Fragebögen an, die Sie an Ihre Lieferanten gesendet haben (und filtern Sie, wenn Sie möchten)
  • Sehen Sie den Status jedes Fragebogens (in Bezug auf die Anzahl der Antworten, die Sie akzeptiert haben, im Vergleich zur Gesamtzahl)
  • Klicken Sie sich durch zur Übersichtsseite des Fragebogens (siehe nächster Abschnitt)
  • Klicken Sie direkt auf die Seite mit der Fragebogenvorschau, auf der Sie die Antworten einsehen können




Überprüfen Sie die Antworten Ihres Lieferanten


Überprüfen von Antworten in Ihren Fragen-Aufgaben

Wenn Sie einen Fragebogen an Ihren Lieferanten senden, erhalten sie Fragenaufgaben in ihrem Posteingang, auf die sie Antworten geben können. Weitere Informationen dazu, wie Ihre Lieferanten mit Fragen-Aufgaben arbeiten, finden Sie in diesem Artikel: Wie kann ich als Lieferant auf Fragebogenaufgaben antworten?

Immer wenn sie eine Ihrer Fragen beantworten und sie senden, erhalten Sie die Frageaufgabe in Ihrem Posteingang unter dem Status Ausstehende Überprüfung.
Es ist dann bereit für Ihre Überprüfung. Sie können entweder

  • Akzeptieren Sie die Antwort. In diesem Fall wird die Fragen-Aufgabe geschlossen.



  • Antwort ablehnen. In diesem Fall werden Sie aufgefordert, einen Kommentar einzugeben, in dem Sie erklären, warum Sie die Antwort abgelehnt haben. Die Fragen-Aufgabe kehrt zum Posteingang Ihres Lieferanten zurück.



Überprüfen von Antworten auf der Seite Vorschau

Wenn Sie die Antworten auf Ihren Fragebogen insgesamt und nicht einzeln für jede Antwort wie oben lesen möchten, können Sie alle Antworten zusammen auf der Seite Vorschau anzeigen.

  • Gehen Sie zum Abschnitt Fragebögen in Ihrer Seitenleiste, wie auf dem Screenshot angezeigt. Klicken Sie neben dem ausgewählten Fragebogen auf Aktionen und wählen Sie Vorschau.



In der Fragebogenvorschau können Sie alle in Ihrem Fragebogen enthaltenen Fragen einsehen und die Antworten überprüfen.
Die bereitgestellten Antworten erscheinen im Status Ausstehende Prüfung (siehe Screenshot).

Wie beim Überprüfen der Frage in der Fragen-Aufgabe können Sie:

  • Die Antwort Akzeptieren. In diesem Fall wird die Frage in den Status Akzeptiert geändert und die Frage-Aufgabe wird geschlossen
  • Antwort ablehnen. In diesem Fall werden Sie aufgefordert, einen Kommentar einzugeben, in dem Sie erklären, warum Sie die Antwort abgelehnt haben. Die Frage wird in den Status Abgelehnt geändert, und die Fragestellung wird in den Posteingang Ihres Lieferanten gesendet.




Das Senden von Fragebögen automatisieren

Sie können einstellen, dass ecratum einen Fragebogen automatisch abschickt:

  • zu jedem neuen Lieferanten, den Sie zu Meine Lieferanten hinzufügen
  • oder zu einem Lieferanten, den Sie einer Ihrer benutzerdefinierten Lieferantengruppen hinzufügen

Dies geschieht durch das Erstellen einer Fragebogen-Automatisierung. Jede Fragebogenautomatisierung, die Sie in einem Fragebogen erstellen, sendet den Fragebogen an jeden Lieferanten, den Sie in einer Lieferantengruppe haben, und an jeden Lieferanten, den Sie der Gruppe in Zukunft hinzufügen.

  • Um eine Fragebogenautomatisierung einzurichten, gehen Sie auf Konfiguration und klicken Sie auf Fragebögen automatisieren.



  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Fragebögen automatisieren.



Auf dem folgenden Bildschirm werden Sie gefragt :

  • Welche Gruppe Sie auswählen , an die Sie den Fragebogen senden möchten. Dies könnte zum Beispiel sein :
    • Meine Lieferanten senden den Fragebogen an ALLE Lieferanten
    • [IhrLieferantenGruppenName], um den Fragebogen an die Lieferanten in einer Ihrer benutzerdefinierten Lieferantengruppen zu senden
  • Wählen Sie die Fragebögen aus, die Sie an diese Gruppe senden möchten




Richten Sie einen Workflow für Fragebögen ein

Wenn Sie möchten, dass ein bestimmter Benutzer für alle Fragen eines bestimmten Typs verantwortlich ist, können Sie einen Workflow für diesen Benutzer und diese Frage hinzufügen.
Jedes Mal, wenn diese Frage zur Überprüfung durch Ihr Unternehmen eingeht (d. H. Zu jedem Zeitpunkt, an dem ein Lieferant eine Antwort für diese Frage sendet), wird die entsprechende Aufgabe automatisch dem Benutzer zugewiesen, den Sie im Workflow definieren.

  • Um einen Fragen-Workflow einzurichten, gehen Sie auf Konfiguration und klicken Sie auf Fragen-Workflows. Klicken Sie auf der folgenden Seite auf Neuen Fragenworkflow erstellen.


Sie werden dann durch einen mehrstufigen Prozess geführt, um Ihren Workflow zu erstellen.


Schritt 1 - Wählen Sie den Workflow-Typ aus

In Ihren Fall wählen Sie Ausgehende Aufgaben, da Sie das Unternehmen sind das die Fragen-Aufgaben stellt. Klicken Sie auf Weiter.



Schritt 2 - Wählen Sie, für welches Unternehmen oder für welche Gruppe Sie den Workflow erstellen möchten.

Dieser Workflow gilt nur für die Fragen, die Sie an die Unternehmen senden, die Sie hier auswählen.



Schritt 3 - Wählen Sie den Fragebogen und die Fragen aus, die Sie dem Workflow zuordnen möchten

Der Workflow gilt nur für die Fragen, die Sie hier auswählen. Sie können mehrere Fragen auswählen.



Schritt 4 - Wählen Sie den verantwortlichen Benutzer aus

Dieser Benutzer wird weitergeleitet, um alle Frageaufgaben zu prüfen, die die in Schritt 3 ausgewählten Fragen enthalten, die von den in Schritt 2 ausgewählten Unternehmen stammen.



Schritt 5 - Bestätigen und Erstellen Sie den Workflow

Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt sind, und klicken Sie auf  Workflow erstellen, um den Prozess abzuschließen.

Sobald Ihr Workflow erstellt wurde, können Sie auf die Seite Fragen-Workflows zurückkehren und diese bei Bedarf löschen.