Lieferantendokumentation ist ein einzigartiges Automatisierungswerkzeug von ecratum, von dem Sie alle Ihre Lieferantendokumentation anfordern, sammeln und archivieren können. Wenn Sie die Lieferantendokumentation aktiviert haben, während Sie an ecratum arbeiten, werden Sie:

  • Steigern Sie die Qualität Ihrer Dokumentation.
  • Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit der Nachverfolgung der Lieferantendokumentation und überlassen Sie ecratum Ihren Lieferanten die Suche nach ausstehenden Dokumenten.
  • Verschaffen Sie sich einen transparenten Überblick über Ihre gesamte Lieferantendokumentation.
  • Zeigen Sie sich Zeitpläne einschließlich des letzten Status und der Aktivitäten des Dokumentationsstatus an.
  • Greifen Sie auf archivierte Dokumente / Vorgängerversionen von Dokumenten zu.
  • Seien Sie 365 Tage im Jahr Auditbereit.


Lieferantendokumentation unterstützt die folgenden Dokumenttypen:

  • ISO-Zertifikate, HACCP, GMP, BRC-Zertifikat, IFS-Food-Zertifizierung, Dokument zur Umweltpolitik, Bio-Zertifikat, Konformitätserklärung
  • Organigramme
  • Versicherungspolicen
  • Handelsregister-Dokumentationen
  • Fabrikgrundrisse
  • Nicht unterschriebene Selbstverpflichtungserklärungen


Beachte:

Darüber hinaus haben Sie Zugriff auf alle Ihre Lieferantendokumentationen an einem zentralen Ort, verfolgen alle ausstehenden Dokumentanforderungen auf dem Dashboard und können sicher sein, dass ecratum die Lieferanten automatisch 3 Monate im Voraus über bevorstehende Dokumente informiert.



Eine Dokumenten-Aufgabe versenden

Mit dem Lieferantendokumentation Modul können Sie lieferantenbezogene Dokumentaufgaben an Ihre Lieferanten senden, um nach benötigten Zertifikaten oder Unternehmensdokumenten zu suchen. Sie können dies erreichen, indem Sie eine Dokument-Aufgabe erstellen und diese an den von Ihnen ausgewählten Lieferanten senden, um auf ihre Antwort hinzuweisen. Um dieses Modul nutzen zu können:

  • Ihr Unternehmen muss das Abonnement eines Custom Plans halten.
  • Sie haben die Berechtigung, das Modul vom Planteilnehmer des Custom Plans zu verwenden.

Sobald Sie die oben beschriebenen Kriterien erfüllen, können Sie das Modul verwenden. Um mit dem Senden einer Dokumenten-Aufgabe an Ihren Lieferanten zu beginnen, benötigen Sie zunächst mindestens einen ausgewählten Dokumenttyp.


Wählen Sie Dokumenttypen aus

Sie können die Ansicht aufrufen, um Dokumenttypen auf zwei verschiedene Arten auszuwählen:


Variante 1: Durch Konfiguration

  • Gehen Sie zu Konfiguration und klicken Sie unter der Registerkarte Dokumente auf Dokumenttypen.


Variante 2: Durch die Dokumenten-Aufgaben Ansicht

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Aufgabe hinzufügen und wählen Sie die Option Dokumenten-Aufgabe.
  • Klicken Sie in der neuen Ansicht auf Dokumententyp hinzufügen.


Nachdem Sie eine Variante ausgewählt haben, gelangen Sie auf die Seite, auf der Sie die Liste der Dokumenttypen anzeigen können, die Sie im Voraus ausgewählt haben, sowie eine Schaltfläche zum Auswählen neuer Dokumenttypen.



  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumenttypen auswählen und wählen Sie die gewünschten Dokumenttypen aus dem Dropdown-Menü aus und schließen Sie Ihre Auswahl ab, indem Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken.




Dokumenten-Aufgabe erstellen

In der Ansicht zum Erstellen einer Dokumenten-Aufgabe


  • Wählen Sie eine Empfängerfirma aus der Dropdown-Liste aus
  • Geben Sie eine Empfängergruppe für den ausgewählten Geschäftspartner an
  • Wählen Sie einen Dokumenttyp
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, und die Dokumenten-Aufgabe wird an Ihren Geschäftspartner gesendet.



Beachte:

Jede Aufgabe sollte eindeutig sein. Daher verhindert ecratum die Erstellung einer Aufgabe, wenn die Absenderfirma bereits eine Aufgabe mit derselben Empfängerfirma und demselben Dokumenttyp hat.


Antworten Sie auf die Antwort Ihres Geschäftspartners

Nachdem die Aufgabe erstellt und an Ihren Lieferanten gesendet wurde, bleibt der Status der Aufgabe ausstehend, bis eine Aktion des Empfängers für die Aufgabe ausgeführt wird. Wenn der Empfänger geantwortet und die Datei hochgeladen hat, können Sie die Aufgabe überprüfen und entscheiden, ob Sie das Dokument akzeptieren oder ablehnen möchten.


  • Wenn Sie die Datei akzeptieren, setzen Sie die Aufgabe automatisch auf Fertig und verstecken sie anschließend aus der Ansicht.
  • Wenn Sie die vom Empfänger hochgeladene Datei ablehnen, wird die Aufgabe an den Posteingang des Empfängers zurückgesendet. Der Empfänger kann erneut eine Datei hochladen oder auf die Schaltfläche Ich habe dieses Dokument nicht drücken.



Beachte:

Achten Sie darauf, dass die Aktionen Ablehnen und Ich habe dieses Dokument nicht über Kommentare zwischen zwei Parteien ausgeführt werden.


Wenn der Empfänger der Aufgabe, die Sie erstellt haben, antwortet: Ich besitze dieses Dokument nicht, haben Sie zwei Möglichkeiten, auf die Aufgabe zu antworten:

  1. Bestätigen Sie die Antwort des Empfängers, oder
  2. Fordern Sie das Dokument nochmal an, bei dem Sie einen Kommentar hinterlassen müssen. Der Empfänger wird dann erneut aufgefordert, eine Datei hochzuladen.

Re-Validierung / Ablauf der Dokumenten-Aufgabe

Dokumententypen definieren, ob ein Dokument ein Re-Validierungs- oder Ablaufdatum hat. Jeder Dokumententyp muss entweder einen Ablauf- oder einen erneuten Gültigkeitszeitraum haben.
Ablauf: Ein Datum wird manuell für die Aufgabe festgelegt und es wird definiert, wann das hochgeladene Dokument abläuft.
Re-Validierung: Ein Intervall für das Dokument tritt ein, sobald das Dokument von Ihnen als Benutzer des sendenden Unternehmens akzeptiert wurde. Das Intervall wird von ecratum definiert und verwaltet. Die Empfängerfirma kann hier eine neue Datei hinzufügen, die Datei erneut validieren oder Ende des Lebenszyklus angeben.
Verfalls- und Wiederholungsdaten werden täglich überprüft und Re-Validierungs- oder Verfalls-Aufgaben werden automatisch von ecratum erstellt.


Status der Lieferantendokumentation

Der Status der Lieferantendokumentationen ist eine Liste aller Lieferantendokumentationen Ihres Unternehmens mit dem aktuellen Aufgabenstatus. Sie können auf diese Ansicht über den Eintrag Modulstatus in der Seitenleiste zugreifen, indem Sie auf Lieferantendokumentation klicken.


Für jede Lieferantendokumenten Aufgabe werden auf dieser Seite die folgenden Details angezeigt:

  • Dokumenttypname
  • Unternehmen
  • Status 
  • Gültig bis
  • Aktionen: Herunterladen, Aufgabe anzeigen, Datei anzeigen



Jede Aufgabe auf dieser Seite kann folgenden Status haben:

  • Akzeptiert: Wenn Sie als Absender die Aufgabe angenommen haben, die der Empfänger an Sie gesendet hat.

  • Abgelehnt: Wenn Sie als Absender die vom Empfänger gesendete Aufgabe ablehnen.

  • Ausstehend: Dieser Status trifft zu, wenn Sie den Empfänger nach einem Dokument fragen oder wenn Sie ein Dokument vom Empfänger erhalten, es jedoch noch nicht akzeptiert oder noch nicht abgelehnt haben.

  • Abgelaufen: Das Dokument ist abgelaufen und eine neue Version wurde noch nicht hochgeladen.


Zeitleiste für die Lieferantendokumente

In der Zeitleiste der Lieferanten-Dokumentation können Sie als Absender den Dokumentationsstatus eines Lieferanten im Zeitverlauf verfolgen. Es kann zugegriffen werden durch:

  • Meine Lieferanten indem Sie auf das Profil eines Lieferanten klicken


Die Zeitleisten-Seite zeigt die Dokumenttypen pro Lieferant und eine Kalenderansicht. Sie sehen alle Lieferantenbelegarten, für die ecratum Daten zu einem bestimmten Empfängerunternehmen enthält, und zeigt eine Zeile pro Lieferantentyp und alle Monate eines Kalenderjahres an.



Automatisierung von Lieferantendokumentationen

Das Lieferanten Dokumentationen Modul ermöglicht es Ihnen, den Prozess  von angefragten Dokumenten von mehreren Geschäftspartnern zu automatisieren sodass Sie alles gleichzeitig durchführen können. Durch hinzufügen von Unternehmensgruppen-Automatisierungen an Ihre Geschäftspartner,können Sie anstatt die gleichen Dokumentaufgaben einzeln an verschiedene Geschäftspartner zu senden, diese Aufgaben sofort an diese senden, und jede neue Firma, die Sie dieser bestimmten Gruppe hinzufügen, werden diese  Aufgaben automatisch versendet.


Wie können Automatisierungen für Lieferantendokumentationen erstellt werden?

  • Klicken Sie auf Lieferantengruppen und wählen Sie die  Lieferanten aus der Gruppenliste, für die Sie die Automatisierungen implementieren möchten.


  • Wählen Sie Dokumente automatisieren, indem Sie die Schaltfläche  Automatisierung erstellen drücken.


  • Wählen Sie Dokumenttypen für die Automatisierung von Dokumenten-Aufgaben.


  • Drücken Sie die Schaltfläche Automatisierung erstellen und die Automatisierung wird erstellt



Beachte:

Da Sie jetzt eine Dokumentenautomatisierung für die Gruppe Meine Lieferanten erstellt haben, werden die Aufgaben für ausgewählte Dokumenttypen automatisch erstellt und an diese neu hinzugefügte Firma gesendet, wenn Sie der Gruppe ein neues Unternehmen hinzufügen.