In ecratum dienen die Aufgaben dazu, mit Ihren Geschäftspartnern zu interagieren. Sie spiegeln eine Nachricht wider, die Sie an Ihre Mitarbeiter weitergeben oder von ihnen erhalten möchten. Eine Aufgabe hat die folgenden Attribute:

  • Sender Firma: Die Partei, die eine Aufgabe an einen Geschäftspartner sendet und eine Aktion erwartet (z. B. Bereitstellen eines Dokuments, Beantworten eines Fragebogens, Beantworten eines Supporttickets usw.)
  • Empfänger Firma: Die Partei, die eine Aufgabe von einem Geschäftspartner erhält und von der erwartet wird, dass sie eine Aktion ausführt, um auf die Aufgabe zu reagieren
  • Status: Zeigt den aktuellen Status an der Aufgabe an

Je nachdem, welches ecratum-Produkt Sie aktiv verwenden, variieren die Aufgabentypen, die Sie senden oder empfangen können. In diesem Artikel erhalten Sie einen Einblick in das allgemeine Aufgabenverhalten und die Aufgabentypen. Um weitere Details zu erhalten, können Sie verwandte Artikel für die beschriebenen Aufgabentypen durch Klicken auf die entsprechenden Links lesen.




Das Konzept der Aufgaben

Unabhängig von der Art der Aufgabe können alle Aufgaben, die auf ecratum angewendet werden, ein generisches Konzept haben:

  • Es gibt 3 Standorte, an denen Sie gesendete und empfangene Aufgaben verfolgen können:

Meine Aufgaben: ist der Speicherort, an dem Sie alle Aufgaben anzeigen können, die Sie erhalten und die Sie bezüglich der von Ihnen gesendeten und empfangenen Aufgaben aktualisiert haben. Es ist eine Ablage, die Ihnen alle eingehenden Aufgaben anzeigt.

Beachte:

ecratum sendet Ihnen entweder tägliche oder wöchentliche Erinnerungs-E-Mails für die Aufgaben in Ihrem Posteingang. Für weitere Informationen darüber, wie Sie festlegen können, wie häufig E-Mails von Ecratum empfangen werden, click here.


Outbox: ist der Speicherort, an dem Sie Aufgaben und Aktualisierungen anzeigen können, die Sie an Ihren Geschäftspartner senden.

Teambox: ist der Speicherort, der alle Aufgaben enthält, die von allen Benutzern eines Unternehmens empfangen werden. Hier können Benutzer eine Aufgabe abrufen, die ursprünglich an einen anderen Benutzer gesendet wurde und sie sich selbst zuweisen.

  • Die Verfolgung des Status kann auch über das Dashboard erfolgen. Klicken Sie auf das Dashboard in Ihrer Seitenleiste. Sie können hier einen Überblick über alle Ihre Aufgaben erhalten, z. B. diejenigen, die Sie überprüfen, bestätigen und so weiter.



  • Sie können Kommentare zu Aufgaben hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Kommentar hinzufügen in der Detailansicht einer Aufgabe klicken, der je nach Ihrer Wahl auch nur für Sie oder Ihren Geschäftspartner zu sehen sein kann.
  • Sie können eine Aufgabe, die an Sie gesendet wird, an einen anderen Benutzer Ihrer Firma weiterleiten.
  • Sie können die Häufigkeit des Empfangs von E-Mails für Ihre Aufgaben festlegen. Lesen Sie diesen Artikel, um weitere Informationen zu erhalten: How To Manage Your ecratum Account?


Produkt Dokument Aufgabe

Sie können über PDoc Collect ein Dokument zu einem Produkt anfordern, das Sie von Ihrem Lieferanten beziehen. Nachdem Sie die Voraussetzungen für die Erstellung einer Produktdokumentaufgabe erfüllt haben, können Sie eine Aufgabe an Ihren Lieferanten senden und die angeforderte Datei von ihm erhalten. Lesen Sie diese Artikelserie, um zu erfahren, wie Sie mit PDoc Collect eine Produktdokumentaufgabe senden und senden können: SRM - PDoc Collect


  • Um eine Produkt Dokumentaufgabe an Ihren Lieferanten zu senden, müssen Sie zunächst einige Voraussetzungen erfüllen:
    • Erstellen Sie ein gekauftes Produkt über den Abschnitt Gekaufte Produkte der Konfiguration.


Tipp:

Sie können mithilfe der Importfunktion mehrere Produkte gleichzeitig erstellen. Lesen Sie diese Dokumentation, um weitere Informationen zu erhalten: How To Create/Import your purchased products? 


  • Definieren Sie Produkt-Dokumenttypen, die Sie im Abschnitt Produkt-Dokumenttypen der Konfiguration anfordern.
    • Sobald Sie die oben beschriebenen Voraussetzungen erfüllt haben, können Sie nun eine Produkt-Dokumentaufgabe an Ihren Lieferanten senden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Neue Aufgabe hinzufügen, die sich in der oberen Ansicht der ecratum App befindet, und klicken Sie auf Produkt-Dokumentaufgabe.



  • In der Ansicht zum Erstellen einer Produkt-Dokumentaufgabe:
    • Wählen Sie eine Empfängerfirma aus der Liste Ihrer Geschäftspartner aus
    • Wählen Sie ein oder mehrere Produkte aus, die Sie kaufen
    •  Wählen Sie einen oder mehrere Produkt-Dokumenttypen aus
    •  Drücken Sie die Schaltfläche Erstellen und Ihre Aufgabe wird an den betroffenen Lieferanten gesendet.

  • Sie können die Aufgaben die Sie gesendet haben, in Ihrer Oubox sehen.



Ihr entsprechender Lieferant erhält die Produkt-Dokumentaufgabe, die Sie in seinem Posteingang gesendet haben. Sie können darauf antworten oder sie an andere Benutzer ihrer Firma delegieren. Sobald sie das angeforderte Dokument bereitstellen, erhalten Sie die Antwort in Ihrem Posteingang.



Wenn Sie auf eine Aufgabe in Ihrem Posteingang klicken, werden Sie zur Detailansicht weitergeleitet, in der Sie die Datei ansehen und herunterladen können. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten was Sie mit der Datei tun können:

  • Aufgabe akzeptieren - wodurch die Schleife für diese Aufgabe beendet wird.
  • Aufgabe ablehnen - Geben Sie eine kurze Erklärung für Ihre Ablehnung an und es wird an Ihren Lieferanten gesendet, der dann eine andere Datei hochladen muss oder angibt, dass er dieses Dokument nicht besitzt.


  • Sie können der Aufgabe auch einen Kommentar hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Kommentar hinzufügen klicken. Wenn Sie in der Sicht zum Schreiben eines Kommentars das Ankreuzfeld markieren, um den Kommentar für Ihren Geschäftspartner sichtbar zu machen, wird dieser an Ihren Lieferanten gesendet. Wenn nicht, können nur Sie den Kommentar sehen.


Bewertungs-Aufgaben

Sie können Ihre Lieferanten regelmäßig anhand von Bewertungsaufgaben bewerten. Um eine Bewertungsaufgabe an Ihren Kollegen zu senden, der berechtigt ist, mit dem Lieferantenbewertungsmodul zu arbeiten:

  • Abonnieren Sie Lieferantenbewertungen Basic durch den ecratum Store und alle produktbezogenen Funktionalitäten werden aktiviert.
  • Erstellen Sie einen Evaluierungszyklus, indem Sie im Abschnitt Auswertungen auf der Konfiguration auf Evaluierungszyklen klicken. Hier können Sie Ihren Evaluierungszyklus benennen, einen Auswertungsbereich definieren, ihn mit vorherigen Evaluierungszyklen vergleichen, falls vorhanden, und benutzerdefinierte Kategorien für den Evaluierungszyklus definieren.



  • Starten Sie dann den Evaluierungsprozess für eine Lieferantengruppe über den Abschnitt Evaluierung starten über Konfiguration.



Ausführliche Informationen dazu, wie Sie mit Bewertungs-Aufgaben arbeiten können, finden Sie in dieser Artikelserie:  SRM-Supplier Evaluations



Reklamations-Aufgabe

Corrective Actions ist ein Produkt von ecratum, mit dem Sie problematische Vorfälle mit Ihren Geschäftspartnern anzeigen und effektiv darüber kommunizieren können. So senden Sie eine Reklamations-Aufgabe an Ihren Geschäftspartner:

  • Abonnieren Sie Corrective Actions im ecratum Store und alle Funktionalitäten des Produktes werden aktiviert.
  • Erstellen Sie eine Reklamtions-Kategorie, indem Sie im Abschnitt Reklamations-Kategorien auf der Registerkarte Reklamationen suchen.
  • Erstellen Sie eine Reklamations-Aufgabe
  • Senden Sie eine Reklamations-Aufgabe, indem Sie eine Reklamationsvorlage und eine Empfängerfirma auswählen.



Weitere Informationen dazu, wie Sie eine Korrekturmaßnahme an Ihren Geschäftspartner senden können, finden Sie in diesen Artikel: SRM-Corrective Actions



Dokumenten-Aufgabe

Mit dem Supplier Documentation Modul können Sie lieferantenbezogene Dokumenten-Aufgaben an Ihren Lieferanten senden, um verschiedene Zertifikate oder Unternehmensdokumente anzufordern, die Sie benötigen.


Beachte:

Um eine Dokumenten-Aufgabe senden zu können:
  • Muss Ihr Unternehmen ein Custom Plan-Abonnement besitzen, wenn das Supplier Documentation Module aktiviert ist.
  • Benötigen Sie die Berechtigung, das Modul vom Planteilnehmer des Custom Plans zu verwenden.


Die erforderlichen Schritte zum Senden einer Dokumentaufgabe:

  • Wählen Sie die Dokumenttypen aus
  • Erstellen Sie eine Dokument-Aufgabe, indem Sie einen Dokumenttyp und eine Empfängerfirma angeben



Weitere Informationen dazu, wie Sie eine Dokumentaufgabe an Ihren Geschäftspartner senden können, finden Sie in diesem Artikel: How Can I Use Supplier Documentation?



Fragen-Aufgabe

 Das ecratum-Fragebogenmodul bietet eine Möglichkeit zur Automatisierung und Nachverfolgung des Lieferantenqualifizierungsprozesses. Indem Sie eine Fragebogenaufgabe an Ihre Geschäftspartner senden, Sie können:

  • Fragebögen aus unseren Fragekatalogen erstellen
  • Diese an alle Lieferantengruppen versenden
  • Den Fortschritt und den Abschluss aller von Ihnen versandten Fragebögen verfolgen
  • Die Antworten in einem optimierten Prozess überprüfen


Beachte:

Um eine Fragen-Aufgabe versenden zu können:
  • Muss Ihr Unternehmen das Abonnement eines Custom Plans halten und das Fragebogenmodul aktiviert haben.
  • Benötigen Sie die Berechtigung, das Modul vom Planteilnehmer des Custom Plans zu verwenden.



Weitere Informationen dazu, wie Sie eine Fragebogen-Aufgabe an Ihren Geschäftspartner senden können, finden Sie in diesem Artikel:  How Can I Use Questionnaire Module For My Supplier?



Vereinbarungsaufgaben

Sie können Ihren Geschäftspartner bitten, eine Vereinbarung zu akzeptieren, indem Sie eine Vereinbarung senden.


Beachte:

Um eine Vereinbarungsaufgabe senden zu können
  • Muss Ihr Unternehmen  das Abonnement eines Custom Plans besitzen und das Vereinbarungs-Modul aktiviert haben.
  • Benötigen Sie die Berechtigung, das Modul vom Planteilnehmer des Custom Plans zu verwenden.


So senden Sie eine Vereinbarung an Ihren Geschäftspartner:

  • Klicken Sie bei den Optionen auf die Schaltfläche  Vereinbarungsaufgabe, wenn die Schaltfläche Neue Aufgabe hinzufügen aktiviert ist.
  • Wählen Sie eine bestehende Vertragsvorlage aus oder erstellen Sie eine neue.
  • Wählen Sie eine Empfängerfirma für die Aufgabe aus.


Weitere Informationen dazu, wie Sie eine Vereinbarung an Ihren Geschäftspartner senden können, finden Sie in diesem Artikel: How Can I Send An Agreement Task?



Audit-Aufgabe

Mit ecratum können Sie eine Audit-Aufgabe an Ihren Lieferanten senden, um Sie bei Ihren Geschäftspartnern umfassend beim Dokumenten- und Informationsmanagement zu unterstützen.


Beachte:

Um eine Audit-Aufgabe senden zu können
  • Muss Ihr Unternehmen das Abonnement eines Custom Plans halten und das Audit-Modul aktiviert haben.
  • Benötigen Sie die Berechtigung, das Modul vom Planteilnehmer des Custom Plans zu verwenden.


Um eine Audit-Aufgabe an Ihren Geschäftspartner zu senden:

  • Bewegen Sie Ihre Maus über die Neue Aufgabe Hinzufügen Schaltfläche und klicken Sie auf Audit-Aufgabe aus den vorgegebenen Optionen.
  • Wählen Sie entweder ein vorhandenes Audit aus oder erstellen Sie ein neues Audit. So erstellen Sie ein neues Audit:
    • Wählen Sie einen Lieferanten aus, dem Sie die Audit-Aufgabe senden möchten.
    • Wählen Sie eine Empfängergruppe aus.
    • Geben Sie einen Ort ein.
    • Geben Sie eine Kontaktperson aus Ihrer Firma an, die von der Empfängerfirma kontaktiert werden kann.
    • Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen ein.
    • Geben Sie ein Datum ein, an dem das Audit durchgeführt wird.
    • Laden Sie eine Audit-Berichtsdatei im PDF-Format hoch.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Audit erstellen.
  • Fügen Sie Aufgaben zu den erstellten Audit hinzu.



Weitere Informationen dazu, wie Sie eine Prüfungsaufgabe an Ihren Geschäftspartner senden können, finden Sie in diesem Artikel: How Can I Send An Audit Task?



Freie Aufgaben

Mit Freien Aufgaben werden Geschäfts- oder Kommunikationsprozesse definiert, die nicht zu anderen spezifischen Aufgabentypen wie Dokumentaufgaben, Fragentasks etc. gehören. Abgesehen von den anderen Aufgaben können Freie Aufgaben nicht nur an die Unternehmen gesendet werden, mit denen Sie verbunden sind, sondern auch an einen bestimmten Benutzer in Ihrem Unternehmen.


Beachte:

Um eine Freie Aufgabe zu senden:
  • Muss Ihr Unternehmen das Abonnement eines Custom Plans halten.
  • Erhalten Sie Berechtigungen vom Plannutzer des Custom Plans.


Um eine Freie Aufgabe zu senden:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Aufgabe hinzufügen und wählen Sie als Aufgabenart Freie Aufgabe
  • Wählen Sie den Benutzertyp. Dafür gibt es 2 Fälle:
    • Der Empfänger kann ein Benutzer Ihrer Firma sein. Wenn dies der Fall ist, wählen Sie den entsprechenden Benutzer aus, der die Aufgabe erhalten soll.
    •  Die Aufgabe kann an eine Firma gesendet werden, mit der Sie verbunden sind.
  • Geben Sie einen Betreff für die Aufgabe ein
  • Schreiben Sie eine Beschreibung für die Aufgabe
  • Laden Sie Dateien hoch (optional)





Service Aufgabe

Wenn Sie Support-Tickets abonnieren, können Sie Support-Anfragen von Ihren Kunden in Form eines Tickets erhalten.
Wenn Sie ein Kunde sind, der das Support-Portal eines Anbieters verwendet, um Ihre Anforderungen zu reflektieren, können Sie Support-Aufgaben an diesen bestimmten Lieferanten senden. Weitere Informationen zur Funktionsweise von Support Tickets finden Sie in diesem Artikel: CSM-Support Tickets




Beschwerde Aufgaben

Wenn Sie Customer Complaints abonniert haben, können Sie als Teil des Ticketsystems von Ihren Kunden Beschwerdeaufgaben erhalten.
Wenn Sie ein Kunde sind, der das Reklamationsportal eines Lieferanten verwendet, um Ihre Reklamationen zu reflektieren, können Sie Beschwerde-Aufgaben an diesen bestimmten Lieferanten senden. Weitere Informationen zur Funktionsweise von Kundenreklamationen finden Sie in diesem Artikel: CSM-Customer Complaints




Ansprechpartner Aufgabe

Mit ecratum erhalten Sie benötigte Kontaktinformationen von Ihren Geschäftspartnern, indem Sie eine Ansprechpartner-Aufgabe senden. Sie können die Kontaktinformationen einer Person von Ihrem Geschäftspartner anfordern. Sie müssen die angegebenen Schritte ausführen, um eine Kontaktaufgabe an Ihren Geschäftspartner zu senden:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Aufgabe hinzufügen, die sich oben in der Ansicht befindet, und drücken Sie dann die Option Ansprechpartner-Aufgabe.



Gehen Sie in der neuen Ansicht, in der Sie aufgenommen wurden, folgendermaßen vor:

  • Wählen Sie eine Empfängerfirma für Ihre Ansprechpartner-Aufgabe aus
  • Wählen Sie eine Ansprechpartner Kategorie aus



  • Wählen Sie einen Ansprechpartner Typ aus



  • Drücken Sie die Schaltfläche Erstellen und den Kontakt, der an den jeweiligen Empfänger gesendet wird.



Beachte:

Über das Mini-Dashboard Ihres Geschäftspartners senden Sie eine Vereinbarungsaufgabe an sie und zeigen alle beantworteten Vereinbarungsaufgaben an. Um dies zu tun:
  • Rufen Sie das Mini-Dashboard Ihres Geschäftspartners auf, in dem Sie detaillierte Informationen zum Profil dieses Unternehmens anzeigen können.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte und klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakt hinzufügen.
  • Wählen Sie eine Empfängerfirma, eine Kontaktkategorie und einen Kontakttyp aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.